Zarządzanie czasem w aptece

Na początku powiedzmy sobie jasno i wyraźnie: "nie da się zarządzać czymś, na co się nie ma wpływu". Czas jest i sobie idzie, leci, a nawet czasem pędzi. Nie mamy na niego żadnego wpływu. To, co jedynie możemy zrobić, to nauczyć się zarządzania sobą w czasie.

Aby zaoszczędzić czas i dobrze nim gospodarować, konieczne są: organizacja przestrzeni, ergonomia, planowanie, właściwa organizacja dnia, wyznaczenie priorytetów, efektywna współpraca, znajomość kompetencji pracowników. Elementy te dotyczą pracy wszystkich pracowników na odcinku sprzedażowo-organizacyjnym.

Jak skutecznie zarządzać swoim czasem?

Czas jest i posiadamy go w określonej ilości. Uwzględniając specyfikę zawodu farmaceuty i miejsca, w którym pracuje zacznijmy od ergonomii. W prosty sposób można sobie wyliczyć, ile czasu możemy zaoszczędzić, mając dobrze zaplanowaną i zorganizowaną przestrzeń apteczną. Jeśli odległość od okienka do lodówki skrócimy o 2 sekundy to mamy 4 sekundy zysku przy każdym udaniu się po maść czy inny lek, który się tam znajduje. Jeśli sięgamy tam codziennie tylko 15 razy, to możemy zaoszczędzić minutę dziennie, a w skali roku w aptece całodobowej jest to 365 minut, czyli 6 godzin! Czas zaoszczędzony można byłoby spędzić w inny zadowalający nas sposób. Kilku pracowników w aptece, wiele pomieszczeń i źle zorganizowana przestrzeń to być może strata rocznie kilku, kilkunastu, a może i kilkudziesięciu godzin na samo chodzenie w tę i z powrotem.
Być może warto się zastanowić, czy da się coś udoskonalić, coś skrócić, połączyć i przenieść. Przyjmowanie towaru i magazyn powinny być dość blisko siebie. Odległość od magazynu do odpowiednich półek i szuflad też powinna być minimalna. Na końcu same półki i szuflady – przecież są zestawy leków, które pacjenci kupują najczęściej i w pakietach bardzo do siebie podobnych. Może warto wygospodarować półkę czy szufladkę na zestawy, gdzie leżą na przykład leki na przeziębienie czy grypę w okresie częstych zachorowań. Może to być planowanie nawet sezonowe, wszak zmieniają się co jakiś czas potrzeby pacjentów. Zahaczamy tutaj o pojęcie kategoryzacji, ale - jak się okazuje - ma ono duży wpływ na efektywną pracę farmaceuty. Skupmy się jednak na dobrym planowaniu uciekającego czasu.

Nie tylko dobry rozkład dnia

Kolejnym elementem związanym z oszczędnością czasu jest planowanie rozkładu dnia pracowników. Zacznijmy od analizy ruchu i sprzedaży. W których godzinach jest najwięcej pacjentów i jakiego rodzaju? Czy od rana potrzebne są otwarte trzy okienka, czy może wystarczy jedno. Kiedy kolejki są najdłuższe, kiedy przychodzą niezdecydowani pacjenci? To może nam pokazać nasze potrzeby. Uwzględniając te informacje zróbmy plan dnia i ustawmy harmonogram pracy.
Następny element to czynności cykliczne, wykonywane każdego dnia bez wyjątku, takie jak zamawianie i przyjmowanie towaru, robienie leków, zamykanie dnia na kasach, podliczanie paragonów i wszelkie prace księgowe. Należy dołączyć do tego podstawowe zadanie farmaceuty, jakim jest kontakt z pacjentami za pierwszym stołem. I może się okazać, że od farmaceuty często wymaga się obsłużenia 200 pacjentów, przygotowania 10 leków, odebrania towaru, zamówienia towaru i pełnienia roli doradcy w doborze kosmetyków. Jednym słowem "multiplikacja". Sprawdźmy, czy przypadkiem nie wymagamy od siebie i za dużo.
W przypadku kierowników aptek pojawia się kolejna ważna sprawa – jeśli nie ma zbyt wielu pracowników, to konieczna jest priorytetyzacja nie tylko czynności, ale także osób. Musimy wiedzieć, że wolimy Andrzeja w okienku z rana, Kasię na stoisku dermokosmetyków, sami najszybciej przyjmiemy i zamówimy towar, a Dorota na pół etatu będzie robić leki po południu. Dobrze jest, kiedy menedżer ma wiedzę o swoich pracownikach. Ludzie różnią się między sobą, a te odmienności wpływają na ich efektywność. Jedna osoba szybciej i milej sobie radzi z "trudnymi pacjentami", druga sprawniej zamawia i przyjmuje towar. Pozwala to zaoszczędzać kolejne cenne minuty, w skali roku zmieniające się w godziny.
Biorąc pod uwagę preferencje dyżurów nocnych, pór dnia, weekendów, prac dodatkowych (takich jak remanent) oraz harmonogram urlopowy, jak również uwzględniając dopasowanie osób, możemy zminimalizować czas zmarnowany na dyskusjach dotyczących tego, kto może, kto nie, kto chce itp. Dobrze jest też wprowadzić zasadę, że jeśli się ktoś z kimś zamienia na dyżury, to robią to w pięć minut i w przelocie, natomiast kierownika tylko o tym informują.
Wróćmy jednak do czasu farmaceuty. W całym natłoku zadań nie możemy zapomnieć o lunchu, relaksie i odpoczynku. Przerwa śniadaniowa czy obiadowa jest konieczna i należy się każdemu. Ustawić ją można tak, żeby negatywnie nie wpływała na płynność ruchu w aptece. Rozkład przerw powinien być uprzednio zaplanowany lub omówiony, zgodnie z zakresem obowiązków i natężeniem ruchu w aptece.
Podsumowując – dobra organizacja czasu, w tym szczegółowe planowanie dnia uwzględniające działania cykliczne, których nie jesteśmy w stanie zmienić czy przenieść na inny dzień, pozwoli nam na oszczędność tego czasu oraz wykorzystanie go np. na odpoczynek i relaks, którego coraz bardziej brakuje.
Na koniec warto wspomnieć o korzyściach, jakie płyną z zarządzania czasem – należy do nich szybsze osiąganie zamierzonych celów. Sprawne gospodarowanie czasem pozwala również na zdobycie lepszego rozeznania w priorytetach, a co za tym idzie - ma bezpośredni wpływ na zwiększenie zysków apteki.

Krzywa wydajności

Każdy z nas jest inny, ale pomimo różnic istnieją wspólne dla wszystkich prawidłowości w zakresie naszej wydajności w ciągu dnia. Narzędziem opisującym je jest tzw. krzywa wydajności człowieka, obrazująca spadki i wzrosty naszych możliwości w ciągu dnia. Możemy z niej wyczytać, że szczyt możliwości każdego z nas przypada na godziny przedpołudniowe, czyli mniej więcej o godz. 11:00, a spadek na okres poobiedni. Po przejściowym wzroście wczesnym wieczorem wydajność opada, aż do najniższego poziomu w okolicach północy i po niej. Zaplanowanie zatem najbardziej ważnych rzeczy na okres przedpołudniowy może przynieść zdecydowaną poprawę efektów wykonania i oszczędność czasu. Jeśli mamy coś ważnego do zaplanowania po południu, najlepiej robić to między godz. 17.00 a 18.00. Wówczas przypada drugi (choć zdecydowanie niższy) pik najwyższej dobowej efektywności. Warto mieć na uwadze krzywą wydajności przy planowaniu dnia. Jest to doskonałe narzędzie do zwiększania efektywności przy zachowaniu równowagi pomiędzy pracą a odpoczynkiem.

Zasada Eisenhowera

Kolejne ważne zasady zarządzania sobą w czasie dotyczą samego kierowania apteką i bycia kierownikiem. Jest tu dużo do zrobienia, bo jak zarządzamy sobą, tak być może zarządzamy też innymi.
Jedną z metod dobrej organizacji czasu jest porządkowanie priorytetów. Pomocne w tym jest proste ćwiczenie wykorzystujące zasadą Eisenhowera.
Na kartce rysujemy wykres z dwiema osiami X Y. Oś X nazywamy "pilne", oś Y - "ważne". Wartości na osiach rosną w miarę oddalania się od punktu zero. W połowie każdej z osi rysujemy poziome linie tak, aby powstały cztery pola (kwadrat podzielony na 4 części): każdej z 4 ćwiartek przypisujemy nazwy:
ważne i pilne (ćwiartka w górnym prawym rogu);
ważne i niepilne (ćwiartka w górnym lewym rogu);
nieważne i pilne (ćwiartka w dolnym prawym rogu);
nieważne i niepilne (ćwiartka w dolnym lew rogu).

W każdą z ćwiartek próbujemy przyporządkować i wpisać czynności, jakie wykonujemy w ciągu dnia w pracy.
Obserwujemy się przez kilka dni, bo nie każdy jest taki sam. Kiedy już mamy wyodrębnione czynności w ćwiartkach ,zaczynamy ich analizę. Być może niektóre z nich powinny znaleźć się w innych ćwiartkach.
Sprawy niepilne i nieważne kompletnie eliminujemy z naszych zachowań. Od razu mamy kilka czy kilkanaście minut zaoszczędzonych.
Sprawy ważne i niepilne rozplanowujemy tak, aby do dnia ważności powoli i w spokoju je wykonać. Tak, aby każdego dnia znaleźć trochę czasu na nie, a nie ostatniego robić coś w pośpiechu i byle jak.
Sprawy nieważne, ale pilne natychmiast delegujemy. To, że są mniej ważne znaczy, iż nie musimy ich robić sami. Patrzymy na grafik i znajdujemy wykonawcę.
Sprawy ważne i pilne to te, którymi powinniśmy się bezwzględnie i od razu zająć sami.
Dzięki zastosowaniu zasady "ważne- pilne" możemy zyskać większą ilość czasu oraz zwiększyć efektywność własną, a co za tym idzie, naszej apteki.

Asertywności mówimy "tak"

Kolejną metodą, która wpływa na oszczędność czasu jest – asertywność – "wspaniała" metoda oszczędzania czasu i emocji. Ćwiczmy ją, i stosujmy konsekwentnie. Ta umiejętność skraca czas rozwiązywania każdego konfliktu, każdej sytuacji, a nawet więcej – często nie pozwala na to, aby konflikt powstał. Asertywność pozwoli nam w sposób grzeczny na użycie słowa "nie" i to zarówno w kontaktach z trudnymi pacjentami, jak również ze współpracownikami.
Wprowadzenie w życie tych kilku opisanych zasad może zdecydowanie poprawić nie tylko funkcjonowanie apteki, ale też relacje między pracownikami. Im lepiej jest coś zorganizowane, tym lepiej nam się w takim systemie pracuje, mamy lepsze samopoczucie i zdanie o menedżerze lub współpracowniku.

Piotr Mosak